Потому что бизнес стоит перейти на электронный документооборот
Опубликованно 20.11.2017 21:10
Вместо бумаги — файлов на компьютере. Вместо мокрой печати и отслеживать ручка — цифровой подписи (эцп). Вместо стеллажей с папками — облако хранения файлов. Для некоторых предпринимателей идея электронного документооборота, а бумага, похоже, мечты о будущем, для других — как ветер, неизвестный ужас, который лучше избегать. Предлагаю развенчать шесть самых популярных страхов, прежде чем электронный документ. Страх 1. Компьютеры заражены вирусом
Кибератака вирусом Петя.В, что в летнее время распространился через популярные программы учета рабочего потока, подпитывает страх. Бухгалтер опасаются, что использование услуг электронного документооборота является рискованным.
Не страшно, потому что
В противном случае, вероятность распространения вируса через облачные системы близка к нулю. Облако программного обеспечения для электронного документооборота не устанавливаются на компьютер, и, следовательно, не имеют доступа к файлам на нем. Облачный сервис работает через браузер, и все документы хранятся в облаке. Таким образом, документы были полностью защищены. Страх 2. Потерянные документы
Если все документы на руках, в бумажном виде или, по крайней мере на персональный компьютер — они могут потеряться или попасть в чужие руки.
Не страшно, потому что
На самом деле сохранение документа в облаке это один из самых безопасных и надежных существующих. Никто сторонний не может удалить, испортить, а также получить доступ к файлам. Как привало, документы проданы, есть доступ только лица, проверку подлинности электронной ПОДПИСИ, которые скачивали или подписали файл. Исчезают документы, загруженные через сервис, также не может, потому что распределены храниться "в облаке". Гораздо более опасно, как хранить документы на руки или на компьютере. Страх 3. Мы не можем сделать налоговой проверки
Государственная фискальная служба (ГФСУ) принимает во внимание только документы в бумажном виде с мокрой печатью и собственноручной подписи. Все остальное является незаконным.
Не страшно, потому что
Электронная налоговая проверка уже запланированы 75-й статье Налогового Кодекса. В настоящее время разработаны ту же процедуру. В Законе Украины №1982-VIII говорит, что документ не может быть признан недействительными из-за отсутствия мокрой печати. Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" удалена формулировка о необходимости подписать документы непосредственно в момент или сразу после хозяйственной операции — теперь, согласно статье 9, основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы. И могут быть электронные. Страх 4. Все это слишком сложно
Электронного документооборота требует определенных навыков, люди не будут в состоянии быстро восстановлен.
Не страшно, потому что
Новых сотрудников не нужно. Как, впрочем, и образования в долгосрочной перспективе. Как показывает практика, хранение электронных документов не нужно тренироваться. Достаточно показать и рассказать, как это работает. Благодаря современным перевести предприятие на электронный документооборот вы можете в течение нескольких часов, а затем начать использовать. Просто зарегистрировать фирму на обслуживание и предоставление участникам информации о вашем желание обмениваться электронными документами. Подписать-отправить документ — секундное дело. Страх 5. Почти никто в Украине не пользуется электронных документов теперь
Услуги электронного документооборота — суперпрогрессивная технология будущего, и в настоящее время все работы по страринке.
Не страшно, потому что
На самом деле, говорить о всем мире вы используете электронный документооборот преждевременно. Но уже практикуют многие компании, в том числе правительство (например, Укрпочта, Столица). Страх 6. Это лишние расходы
Не ясно, зачем тратить деньги на дополнительные услуги, если все в порядке, и работает хорошо
Не страшно, потому что
Не стоить, в значительной экономии денежных средств. Когда один раз, уже в первый месяц использования. Для сравнения, стоимость для подготовки и отправки физический документа — около 10 гривен, максимальная цена электроники — 2 гривен. В больших количествах, вы можете сэкономить десятки тысяч гривен в месяц.
Категория: Экономика
